Mettre en place des systèmes, des process, ou mettre à jour les documents bancaires : c’est indispensable pour contrôler, sécuriser au mieux ses flux et automatiser ses process. Mais cela génère du papier, une montagne de papier … dont chaque feuille doit généralement être lue, voire complétée, paraphée, signée, tamponnée ….
Qui gère cette montagne de papier ? La « personne qui s’occupe des papiers » du secrétariat général, le responsable financier, le dirigeant lui-même parfois. En voilà du temps non consacré à la valeur ajoutée que peuvent apporter ces collaborateurs.
Chaque nouveau projet engendre une multitude de documents. Ces sujets sont traités occasionnellement dans les petites structures, et régulièrement pour les autres structures surtout si le périmètre de trésorerie géré est complexe. Et l’historique constitué est nommé « aux archives » bien sûr !
Pourquoi bien gérer son administratif financier ? Pour vous permettre de lister l’ensemble des contrats, engagements et obligations de votre entreprise. Deux raisons peuvent principalement motiver cette quête de clarté :
- Réaliser des économies ou plutôt éviter à votre entreprise des frais et des commissions inutiles !
- Maîtriser et améliorer la gestion de son périmètre de trésorerie, encore faut-il le connaître parfaitement et identifier ce qui le compose exactement.
#1 Bien gérer l’administratif bancaire, ça vous rapporte
Prendre le temps d’organiser et gérer son administratif bancaire vous apportera plusieurs avantages et économies.
Les avantages :
Ne plus subir l’administratif, mais le maîtriser ! Lorsque vous n’êtes pas habitués à remplir des documents, comme les KYC (Know Your Customer) ou documents FATCA que les banques vous imposent parfois malgré elles, retrouver la version précédemment complétée peut vous faire gagner du temps et surtout de l’assurance.
Vous aurez une vision éclairée de l’administratif en place ! Tout système et process repose dans la majorité des cas sur des documents qui ont été produits pour les mettre en place ! Vous aurez ainsi la compréhension :
- Des opportunités et des contraintes qui vous feront face lorsqu’elles apparaîtront au travers de nouveaux contrats/services proposés,
- Vous saurez comment modifier vos systèmes ou process administrativement parlant, pour pouvoir agir lorsqu’une évolution sera nécessaire ou souhaitée,
- Vous saurez comment améliorer vos systèmes grâce aux services déjà contractés mais jamais exploités !
Vous pourrez vérifier vos conditions tarifaires et les harmoniser, cela concerne surtout les sociétés ayant des périmètres de trésorerie complexes et qui réalisent de la croissance externe ou des TUP (Transmissions Universelles de Patrimoine).
Savoir faire un état des lieux à tout moment ! Vous pourrez contrôler et justifier à tous moments les coûts des systèmes et process lorsque votre direction vous demandera un compte rendu ponctuel, ce qui fera gagner beaucoup de temps dans certains projets d’envergure pour les services comptables ou autres services financiers.
Anticiper la rédaction de votre hors-bilan ! Il y a de très grandes chances que si des lignes doivent apparaître dans votre hors-bilan, elles proviennent de financements garantis, de cautions et autres hypothèques qui proviennent des contrats qui ont été signés parfois dix ans auparavant. Bien gérer son administratif, c’est aussi être sûr d’obtenir l’information qui impacte la société à tous niveaux et ce, jusqu’au renseignement exhaustif des comptes et du hors bilan de l’entreprise.
Être plus rapide et gagner en crédibilité face aux banquiers ! Savoir renvoyer rapidement aux partenaires bancaires des documents complétés (et complets) ne fera que vous assurer d’une crédibilité supplémentaire dans leur esprit. Cela pourrait sérieusement servir lorsque ce dernier défendra par exemple votre dossier de financement face à son comité crédit …
Les économies :
Avoir connaissance de vos conditions tarifaires vous permettra de vérifier leur bonne application dans les factures qui vous sont envoyées (et qu’il faut stocker intelligemment). Les conditions tarifaires génériques peuvent être appliquées à la place de vos conditions négociées, la réponse de la banque ou du prestataire sera sans doute « notre système n’a pas bien fonctionné » ou « je ne savais pas qu’il y avait des conditions particulières à appliquer ».
Ne plus subir les prélèvements automatiques qui n’ont plus lieu d’être ! Avoir connaissance de vos contrats et surtout de leurs échéances vous permettra de bien stopper les prélèvements mis en place généralement quelques années avant l’arrêt du contrat. Si vous ne bénéficiez ou ne souhaitez plus bénéficier d’un service, pourquoi continuer à le payer ?
Votre temps, votre énergie ou ceux de vos collaborateurs ! Mettre en place des contrats est nécessaire, savoir les gérer/les stopper lorsqu’il est nécessaire de le faire, aussi. Mais le faire sans avoir à chercher dans vos archives peu accessibles ou pas ordonnées, ce sera un avantage certain surtout si vous devez le faire pendant les périodes rouges : calcul des TVA, clôtures des comptes, ….
De nouvelles conditions tarifaires ou de financement plus avantageuses ! Par exemple lorsque vous aurez mis en place par le passé des financements : la seule chose que vous continuerez à voir sur vos comptes comptables ou bancaires ce sont des montants de dépenses, capitaux et intérêts. Alors que, lorsque vous négociez un nouveau contrat, vous aurez un visuel clair des taux et commissions qui étaient appliqués auparavant et donc, sauf évolution importante du marché, celles que vous pourrez négocier sans trop d’efforts pour vos prochains contrats ! La renégociation des contrats pourra être réalisée dans la même idée que l’harmonisation des conditions tarifaires.
#2 Les différentes sources d’administratif du trésorier
Les sources de documents, qu’ils soient internes ou externes, sont nombreuses. Essayons de lister les principales d’entre elles.
Les comptes bancaires :
L’exploitation d’une entreprise a forcément besoin de comptes bancaires pour pouvoir fonctionner dans notre économie, qu’il s’agisse de banques traditionnelles ou de nouvelles formes de banque en ligne, les néo-banques. Plus l’entreprise aura besoin de comptes pour fonctionner, possédera de filiales ou encore sera présente à l’international, plus son périmètre de trésorerie sera complexe à gérer. De ce besoin basique et fonctionnel découleront :
- Des documents pour ouvrir et fermer les comptes,
- Des documents provenant du fonctionnement des comptes comme les factures de commissions, relevés bancaires, changements de domiciliations, RIB, …
- Des documents provenant des contraintes réglementaires comme les KYC pour les banques ou les circularisations pour la certification des comptes,
Sans oublier que chaque partenaire bancaire enverra ses propres documents, avec parfois des informations ou des fonctionnements différents.
Les financements et garanties :
Si certains documents ont un impact direct sur les comptes ou les partenaires bancaires, il peut être judicieux de les gérer indépendant. C’est le cas par exemple des financements :
- Les contrats d’emprunt ou de leasing standard, qui doivent être suivi de près surtout s’il s’agit de se constituer un référentiel de financement pour mieux en négocier de nouveau,
- Les financements particuliers comme l’affacturage (cession des créances clients pour obtenir de la trésorerie en avance) ou l’affacturage inversé (pour payer les dettes fournisseurs sans mobiliser de suite la trésorerie de l’entreprise) qui nécessitent un suivi rigoureux et sans faille des documents obtenus et de la composition des fonds obtenus,
- Des documents pour garantir l’exploitation de l’entreprise comme la mise en place de garanties, de cautions et leurs factures de commissions.
- Les systèmes de centralisation comme les Cash Pooling, qu’ils soient directs ou indirects. Ils génèrent autant de documents envoyés par les banques que rédigés en interne …
Les documents internes :
- … pour gérer les autorisations de centralisation dans la convention de trésorerie, les communications des échelles d’intérêts, pour justifier le coût de la redevance envers la holding,
- Les documents à rédiger pour donner à chacun les informations qui lui sont nécessaires pour comprendre l’évolution de l’entreprise d’un point de vue financier,
- Les documents à rédiger pour informer chaque partie prenante interne des paramétrages à réaliser (Un nouveau financement à paramétrer ? Un nouveau workflow de signature à paramétrer dans le TMS ? …),
- Les documents à communiquer aux différents services (pour adapter les assurances des matériels financés par leasing, pour que le service achat prévienne le fournisseur du paiement qu’il va recevoir par le partenaire bancaire, …).
Les accès aux services :
On répète la mission principale du trésorier, à défaut l’une des missions principales du responsable financier en charge de la trésorerie : faire en sorte de maîtriser les flux d’argent entrants et sortants, de les prévoir et de les fiabiliser afin d’assurer la pérennité financière des sociétés qu’il gère. Pour se faire, il faudra :
- Accéder aux portails internet des banques (à défaut d’EBICS ou de SWIFT),
- Accéder aux salles de marché bancaires (ou privées),
- Se doter d’un LEI auprès de l’INSEE,
- Se rapprocher des différentes entreprises fournissant leurs services comme la Coface.
- Compléter les contrats d’accès et autres documents nécessaires pour chacun des points précédents, documents à conserver soigneusement et à garder à porter de click !
Il en va de même pour les services divers dont peut se doter une entreprise. On inclura ici les fournisseurs des solutions utilisées pour gérer la comptabilité et la trésorerie de l’entreprise du fait de leur importance pour la compréhension et les évolutions des systèmes financiers comme :
- Les contrats de base d’accession aux outils, listant les fonctionnalités disponibles,
- Les listes de fonctionnalités et modules pouvant être ajoutés aux contrats,
- Les contrats EBICS T, TS, SWIFT et leurs avenants.
#3 Les conseils de Meus Arcarius
Constituer un historique exhaustif peut être un travail de longue haleine, surtout lorsque vous voulez en mettre un en place dans une entreprise déjà existante voire vieillissante. Voici quelques conseils pour constituer votre historique et surtout bien gérer votre administratif financier. La première étape est définitivement l’état des lieux à réaliser :
Grâce aux systèmes et documents à notre disposition :
- Un compte bancaire apparaît sur votre portail internet / dans votre ERP ou votre TMS, des flux l’impactent mais vous n’avez pas son contrat ? Vous avez au moins la certitude qu’il existe et savez auprès de qui récupérer le contrat.
- Le passage aux archives risque d’être incontournable et fastidieux mais indispensable,
- Voir l’ensemble des comptes et services mis à dispositions dans les différents outils, en ligne, en Saas, ou dans les outils sous licence,
- Voir l’ensemble des documents reçus : les factures de commissions bancaires et factures fournisseurs sont extrêmement utiles dans ces cas-là,
- Auprès des collaborateurs expérimentés de l’entreprise ou qui ont occupé votre poste auparavant : ils disposeront d’un historique mémoriel qui pourra fortement vous guider,
- Vos commissaires aux comptes / experts comptables, à défaut, les circularisations qu’ils auront pu demander par le passé à vos partenaires bancaires.
Auprès des différents partenaires et sources externes :
- Les partenaires bancaires disposent d’un historique à leur disposition. S’il peut s’appeler « aux archives » pour certains d’entre eux et être aussi peu accessible que le vôtre, c’est un fait qui change.
- Les prestataires qui, à votre connaissance, fournissent une prestation pour votre entreprise,
- Contacter infogreffe peut vous donner des informations intéressantes sur tout ce qui a engendré un enregistrement au greffe comme les sûretés mobilières (hypothèques, garanties, …).
L’ensemble des documents récupérés ainsi pourra constituer votre base d’historique, à numériser au maximum et qui sera complété lorsque vous trouverez de nouveaux indices de contrats auprès des partenaires ou collaborateurs, ou que vous en signerez de nouveau.
#4 Expériences personnelles rencontrées par Meus Arcarius
On l’a dit, l’administratif est à la base des systèmes. Ces systèmes sont paramétrés en fonction des contrats et services mis en place, et doivent en être le reflet mais ce n’est pas toujours le cas pour plusieurs raisons dont l’erreur humaine ou l’omission involontaire. Voici quelques exemples de cas expérimentés :
Expérience 1 :
Un compte en devise est ouvert pour réaliser des opérations d’envoi de fond dans une succursale étrangère. Le solde est toujours censé être à 0, alors pas besoin de bien paramétrer le compte dans les systèmes ….
Mais après vérification l’équivalent de 230 000 € « dormait » sur ce compte car un peu plus d’un an auparavant, la succursale avait annulé sa demande de financements après que la holding ait acheté les devises, en les oubliant sur le compte faute de paramétrage dans les systèmes de trésorerie.
Ces devises ont été revendues et les euros récupérés ont été chaleureusement accueillis par le compte bancaire euro de la holding !
Expérience 2 :
Un compte de groupement (compte ouvert au nom de plusieurs fournisseurs) est ouvert en devise, le chantier démarre aussi vite qu’il s’arrête. Les démarches pour obtenir la visualisation du compte et son paramétrage dans les systèmes sont stoppées.
Mais le client avait déjà versé un acompte d’un peu plus de 600 000 £ sur le compte, qui est resté ouvert pendant un peu plus de cinq ans avant d’être retrouvé et les fonds récupérés.
Expérience 3 :
Une entreprise souhaite faire évoluer l’automatisation et la sécurisation de ses paiements via le développement de ses protocoles de communication bancaire.
Nous contactons ses partenaires bancaires et prestataires ERP et TMS : elle peut déjà le faire depuis des années car les contrats de base, signés avant l’arrivée dans l’entreprise du responsable financier gérant le projet, le permettaient déjà (et étaient facturés…).
Raison : aucun historique présent, donc impossible de deviner le niveau des modules implémentés dans les systèmes. Le projet était retardé du fait de l’appréhension d’un projet énorme qui s’est révélé être relativement rapide à mener.
Expérience 4 :
Une entreprise souhaite mettre à jour ses nouveaux pouvoirs bancaires dans ses systèmes et ceux des partenaires bancaires.
Après vérification, les systèmes internes étaient relativement à jour mais un ancien directeur général, parti en mauvais terme, était toujours inscrit dans les autorisations de signatures de virement des partenaires bancaires. Nous avons donc fait le nécessaire ensemble, plus de cinq ans après son départ.